学校向け G Suite 導入の手引き（１７）G Suite 運用に必要な情報整備

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回は、Googleクラスルームの運用方法について説明しました。今回は、G Suite を運用する際に必要になる情報の整備について紹介したいと思います。Googleスプレッドシートを他の先生と共有する方法や、Googleドライブを共有ドライブとして運用する方法についても説明します。G Suiteが無事に導入できたら、ぜひ活用してみてください。

9.1 アカウント情報のスレッドシート作成

G Suiteの運用をスタートすると、教職員・生徒・保護者のアカウント情報や、「学校向け G Suite 導入の手引き（１０）必要な教職員・生徒・保護者のグループ （メーリングリスト）を作成」で作成したグループ情報を頻繁に使うことになります。これらのアカウント情報は、１枚のスプレッドシートにまとめておくと大変便利です。

私のサポート校では、「教職員」「グループ」「生徒・保護者」の３つをタブにしたアカウント情報のスプレッドシートを作成して管理しています。

スプレッドシートの共有方法

スプレッドシートが完成したら、学校の先生にスプレッドシートを共有しましょう。右上にある緑の「共有」ボタンを押すと、次のようなウィンドウが表示されます。

「ユーザーがグループを追加」のところから、スプレッドシートを共有させたいアカウントやグループを検索しましょう。グループアドレスを使えば、そのグループに所属しているアカウント全員に対して一括で共有できるため便利です。アカウントやグループを検索して選択すると、次のような画面に変わります。

右側の赤線で囲んだ場所から、共有時の権限を指定することができます。指定できる権限は「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」の３つです。

共有する際の権限は、ICT委員会の先生は「編集者」で、それ以外の先生は「閲覧者（コメント可）」がお勧めです。コメントを可能にしておくと、たとえばスプレッドシート内の情報が変更になったり間違っていたりした場合に、それに気づいた先生がコメントで周知することができます。

このような共有機能は、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドでも同じように使えますので、ぜひ活用してみてください。

9.2 Googleドライブの共有ドライブの作り方

スプレッドシートの共有方法を説明しましたが、G Suiteを使っているとファイルやフォルダを全部まとめて共有したいことがあります。いわゆる共有ドライブとして、Googleドライブを使う方法を説明します。

まずGoogleドライブのページに移動して、左側にある「共有ドライブ」を右クリックしましょう。

すると「新しい共有ドライブ…」と出てくるので、それをクリックしてください。共有ドライブを作成するためのウィンドウが表示されるので、適当な名前をつけて作成しましょう。

新しい共有ドライブが作成され、次のような画面に移動します。共有ドライブが作成されたばかりの状態は、自分１人だけしか使えません。先ほどのスプレッドシートの共有と同じように、共有ドライブ自体を他の先生と共有していく必要があります。

共有ドライブを共有するためには、上の画像にある「メンバーを追加」もしくは「メンバーを管理」をクリックしてくたさい。次のようなウィンドウが表示されます。

あとは先ほど説明した「スプレッドシートの共有方法」と同じ手順になります。共有させたいアカウント・グループを検索し、権限を決めて共有ボタンを押せばOKです。以上が共有ドライブの設定方法になります。

Googleドライブを共有ドライブとして使う方法はとても便利です。教務や学科、広報など、部署ごとに運用できるだけでなく、生徒と共有して資料を配布することも可能です。ぜひ活用してみてください。