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学校向け G Suite 導入の手引き(10)必要な教職員・生徒・保護者のグループ (メーリングリスト)を作成

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回までの作業で先生・生徒・保護者のG Suiteのアカウントを作成し、文字化け対応についても終わりました。今回は「6. 教職員・生徒・保護者のグループ(メーリングリスト)作成」について説明したいと思います。


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作成しておきたいグループ

G Suiteでグループ(メーリングリスト)を作成しておくと、一斉メール送信やファイル共有をする際にとても便利です。例えば、中学1年A組の生徒全員にメールを送りたい時はstudent2020_1a@testschool.ed.jp宛に、中学2年B組の保護者全員にメールを送りたい時はparent2020_2b@testschool.ed.jp宛にメールを出すだけでOKになります。

1学年3クラスの中学校を例にして、作成しておきたいグループを挙げてみましょう。(注意:グループ「Classroomの教師」は最初から作成されてあるはずなので、誤って消さないようにしてください。クラスルームの設定時に使用します。)

  • Classroomの教師:classroom_teachers@testschool.ed.jp
  • 常勤教員:teacher_full@testschool.ed.jp
  • 非常勤職員:teacher_part@testschool.ed.jp
  • 全教員(常勤・非常勤):teacher@testschool.ed.jp
  • 全職員(除く教員):staff@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年A組生徒:student2020_1a@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年B組生徒:student2020_1b@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年C組生徒:student2020_1c@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年A組生徒:student2020_2a@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年B組生徒:student2020_2b@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年C組生徒:student2020_2c@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年A組生徒:student2020_3a@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年B組生徒:student2020_3b@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年C組生徒:student2020_3c@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年A組保護者:parent2020_1a@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年B組保護者:parent2020_1b@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年C組保護者:parent2020_1c@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年A組保護者:parent2020_2a@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年B組保護者:parent2020_2b@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年C組保護者:parent2020_2c@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年A組保護者:parent2020_3a@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年B組保護者:parent2020_3b@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年C組保護者:parent2020_3c@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年全生徒:student2020_1@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年全生徒:student2020_2@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年全生徒:student2020_3@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年全保護者:parent2020_1@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年全保護者:parent2020_2@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年全保護者:parent2020_3@testschool.ed.jp

6.1 必要なグループを作成する

それでは、G Suiteの管理画面からグループを作成していきましょう。管理画面からグループをクリックしましょう。

するとグループ管理画面のページに移動します。新しいグループを作成するために「グループを作成」をクリックしましょう。

グループを作成するための画面が表示されます。最初のページでは「グループの名前(例:2020中学1年A組生徒)」と「グループのメールアドレス(例:student2020_1a@testschool.ed.jp)」の2つだけでOKです。入力欄の「グループの説明」は何を書いても大丈夫です。「グループのオーナー」は指定せずとも問題ありません。

右下の「次へ」ボタンをクリックすると、グループの詳細設定の画面が表示されます。学校などの教育現場であれば、グループの詳細設定は下の画像の設定をお勧めします。画像を参考に設定を行ってください。どのグループでも下記の画像の設定で大丈夫です。(設定の意味を知りたい人はこちらのサイトをご覧ください。)

あとは右下の「グループを作成」ボタンを押したら、グループを作成することができます。次回は、ここで作成した「空っぽのグループ」にユーザーを追加していく作業について説明します。

ちなみに、作成するグループの数が多いため、ここでの作業は本当に大変です。次々回にプログラミング(GAS)を使った一括登録の方法を紹介しますが、ITが得意な先生がいないと実行するのは難しいと思います。ITに詳しい先生がいなければ、前回の記事を参考に「グループ管理者」のロールを持った先生を増やして、マンパワーで乗り越えるのがお勧めです。


コメント

  1. […] 学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回までの作業で教職員・生徒・保護者のグループ(メーリングリスト)を作成することができました。今回は、前回作成したグループに教職員・生徒・保護者のアカウントを追加していく作業について説明したいと思います。 […]