学校向け G Suite 導入の手引き（１０）必要な教職員・生徒・保護者のグループ （メーリングリスト）を作成

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回までの作業で先生・生徒・保護者のG Suiteのアカウントを作成し、文字化け対応についても終わりました。今回は「6. 教職員・生徒・保護者のグループ（メーリングリスト）作成」について説明したいと思います。

作成しておきたいグループ

G Suiteでグループ（メーリングリスト）を作成しておくと、一斉メール送信やファイル共有をする際にとても便利です。例えば、中学1年A組の生徒全員にメールを送りたい時はstudent2020_1a@testschool.ed.jp宛に、中学2年B組の保護者全員にメールを送りたい時はparent2020_2b@testschool.ed.jp宛にメールを出すだけでOKになります。

1学年3クラスの中学校を例にして、作成しておきたいグループを挙げてみましょう。（注意：グループ「Classroomの教師」は最初から作成されてあるはずなので、誤って消さないようにしてください。クラスルームの設定時に使用します。）

• Classroomの教師：classroom_teachers@testschool.ed.jp
• 常勤教員：teacher_full@testschool.ed.jp
• 非常勤職員：teacher_part@testschool.ed.jp
• 全教員（常勤・非常勤）：teacher@testschool.ed.jp
• 全職員（除く教員）：staff@testschool.ed.jp
• 2020中学1年A組生徒：student2020_1a@testschool.ed.jp
• 2020中学1年B組生徒：student2020_1b@testschool.ed.jp
• 2020中学1年C組生徒：student2020_1c@testschool.ed.jp
• 2020中学2年A組生徒：student2020_2a@testschool.ed.jp
• 2020中学2年B組生徒：student2020_2b@testschool.ed.jp
• 2020中学2年C組生徒：student2020_2c@testschool.ed.jp
• 2020中学3年A組生徒：student2020_3a@testschool.ed.jp
• 2020中学3年B組生徒：student2020_3b@testschool.ed.jp
• 2020中学3年C組生徒：student2020_3c@testschool.ed.jp
• 2020中学1年A組保護者：parent2020_1a@testschool.ed.jp
• 2020中学1年B組保護者：parent2020_1b@testschool.ed.jp
• 2020中学1年C組保護者：parent2020_1c@testschool.ed.jp
• 2020中学2年A組保護者：parent2020_2a@testschool.ed.jp
• 2020中学2年B組保護者：parent2020_2b@testschool.ed.jp
• 2020中学2年C組保護者：parent2020_2c@testschool.ed.jp
• 2020中学3年A組保護者：parent2020_3a@testschool.ed.jp
• 2020中学3年B組保護者：parent2020_3b@testschool.ed.jp
• 2020中学3年C組保護者：parent2020_3c@testschool.ed.jp
• 2020中学1年全生徒：student2020_1@testschool.ed.jp
• 2020中学2年全生徒：student2020_2@testschool.ed.jp
• 2020中学3年全生徒：student2020_3@testschool.ed.jp
• 2020中学1年全保護者：parent2020_1@testschool.ed.jp
• 2020中学2年全保護者：parent2020_2@testschool.ed.jp
• 2020中学3年全保護者：parent2020_3@testschool.ed.jp

6.1 必要なグループを作成する

それでは、G Suiteの管理画面からグループを作成していきましょう。管理画面からグループをクリックしましょう。

するとグループ管理画面のページに移動します。新しいグループを作成するために「グループを作成」をクリックしましょう。

グループを作成するための画面が表示されます。最初のページでは「グループの名前（例：2020中学1年A組生徒）」と「グループのメールアドレス（例：student2020_1a@testschool.ed.jp）」の２つだけでOKです。入力欄の「グループの説明」は何を書いても大丈夫です。「グループのオーナー」は指定せずとも問題ありません。

右下の「次へ」ボタンをクリックすると、グループの詳細設定の画面が表示されます。学校などの教育現場であれば、グループの詳細設定は下の画像の設定をお勧めします。画像を参考に設定を行ってください。どのグループでも下記の画像の設定で大丈夫です。（設定の意味を知りたい人はこちらのサイトをご覧ください。）

あとは右下の「グループを作成」ボタンを押したら、グループを作成することができます。次回は、ここで作成した「空っぽのグループ」にユーザーを追加していく作業について説明します。

ちなみに、作成するグループの数が多いため、ここでの作業は本当に大変です。次々回にプログラミング（GAS）を使った一括登録の方法を紹介しますが、ITが得意な先生がいないと実行するのは難しいと思います。ITに詳しい先生がいなければ、前回の記事を参考に「グループ管理者」のロールを持った先生を増やして、マンパワーで乗り越えるのがお勧めです。

8月13日追記：学校によっては「同じグループでも個人情報（個人名とメールアドレス）を隠しておきたい」「学校内で使うメーリングリストなので学外のメールアドレスから遅れないようにしたい」という要望があります。その際は下記の設定をご利用ください。

「メンバーを表示」の設定で「グループのメンバー」を外すと、同じグループでも個人情報（個人名とメールアドレス）が表示されなくなります。また、「投稿を公開」の設定で「外部」を外すと、学校外のメールアドレスからそのグループにメールを送信できなくなります。