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学校向け G Suite 導入の手引き(11)教職員・生徒・保護者のグループにアカウントを追加

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回までの作業で教職員・生徒・保護者のグループ(メーリングリスト)を作成することができました。今回は、前回作成したグループに教職員・生徒・保護者のアカウントを追加していく作業について説明したいと思います。


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6.2 教職員・生徒・保護者のアカウントをグループに追加

G Suiteの管理画面からグループをクリックしましょう。

すると作成済みのグループ一覧が表示されます。

作成済みのグループにマウスをあわせると、前の画像のように右側にボタン(メンバーを追加、メンバーを管理、設定を変更、その他)が表示されます。アカウントを追加したいグループで「メンバーを管理」をクリックすると、次の画像のページに移動します。

このページで黄色いプラスボタンをクリックすると、このグループ(画像では「2020中学1年1組生徒」)にアカウントを追加することができます。次の画像の赤線で囲まれた箇所に、追加したいアカウントの「苗字」や「名前」、「メールアドレス」などを入力してみてください。

すると次の画像のようにアカウントの候補が出てきますので、追加したいアカウントをクリックで選択してください。

同じように、二つ目の追加したいアカウントを検索して選択、三つ目の追加したいアカウント検索して選択、と繰り返して、追加したいアカウントを全部入力します。最後に右下の「グループに追加」ボタンをクリックすれば追加完了です。

これがグループにアカウントを追加させる一番簡単な方法なのですが、実際にやってみると非常に時間がかかって大変です。ですので、基本的には次の「CSVファイルで一括作成する方法」をお勧めします。

CSVファイルで一括作成する方法

CSVファイルで一括作成するには、次のグループメンバーの画面で黄色いプラスボタンにマウスをあわせます。(クリックはまだしないでください!)

次の画像のように「メンバーを一括アップロード」ボタンが表示されますので、それをクリックします。

次のようなウィンドウが表示されますので、ここから「CSVテンプレート」をクリックしてファイルをダウンロードしてください。

ダウンロードしたCSVファイルをエクセルで開いてみてください。

CSVファイルには次の4つの列があります。

  • Group Email [Required]
  • Member Email
  • Member Type
  • Member Role

Group Email [Required]にはグループのメールアドレスを入力し、Member Emailにはグループに追加させたいアカウントのメールアドレスを入力します。そしてMember Typeには「USER」を、Member Roleには「MEMBER」を入力すればオッケーです。

具体例で説明しましょう。生徒のアカウント「student1@testschool.ed.jp」と「student1@testschool.ed.jp」をグループ「student2020_101@testschool.ed.jp」に追加し、生徒のアカウント「student3@testschool.ed.jp」と「student4@testschool.ed.jp」をグループ「student2020_102@testschool.ed.jp」に追加したい時は、CSVファイルは次のように作ります。

大事なポイントとしては、前の画像のように複数のグループの一括登録を1つのCSVファイルで同時に行えることが挙げられます。ですので、グループごとにCSVファイルを何個も作る必要はありません。生徒の名簿などを使ってCSVファイルを効率よく作成してください。

CSVファイルが作成できたら、次の画像のようにエクセルの「名前をつけて保存」から、ファイル形式を「CSV UTF-8(コンマ区切り)(.csv)」にして保存してください。(UTF-8で保存をしないと失敗するので注意!)

あとは完成したCSVファイルを、次の画像の「CSVを添付」で選択して、右下の「アップロード」ボタンを押せば作業完了です。

ちなみに、CSVファイルをアップロードする際のグループ(前の画像では「2020中学1年1組生徒」)は、どのグループで行っても大丈夫ですので安心してください。

学年グループ作成時のコツ

ここまで説明してきた方法でグループにアカウントを追加すれば基本的に大丈夫なのですが、「2020中学1年全生徒」や「2020中学2年全生徒」などの学年グループを作成するときは時間を短縮させるコツがあります。

実は、Googleグループのメンバーには、教職員・生徒・保護者などのアカウントだけでなく、作成済みのグループも追加させることができるのです。

1学年3クラスの中学校を例にして説明しましょう。まず最初に、次のような各クラスのグループを作成して、生徒のアカウントを1人1人追加していきます。

  • 2020中学1年A組生徒:student2020_1a@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年B組生徒:student2020_1b@testschool.ed.jp
  • 2020中学1年C組生徒:student2020_1c@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年A組生徒:student2020_2a@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年B組生徒:student2020_2b@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年C組生徒:student2020_2c@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年A組生徒:student2020_3a@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年B組生徒:student2020_3b@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年C組生徒:student2020_3c@testschool.ed.jp

その後、次のような各学年のグループを作成します。

  • 2020中学1年全生徒:student2020_1@testschool.ed.jp
  • 2020中学2年全生徒:student2020_2@testschool.ed.jp
  • 2020中学3年全生徒:student2020_3@testschool.ed.jp

このとき、「2020中学1年全生徒」のグループには、「2020中学1年A組生徒」「2020中学1年B組生徒」「2020中学1年C組生徒」の3グループだけをメンバーとして登録すればOKなのです。つまり、中学1年の全生徒を「2020中学1年全生徒」グループに1人1人追加していく必要はないのです。

この方法を知っていると時間を少し節約できますので、ぜひ覚えておいてください。


コメント

  1. […] 学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回・前々回までの作業で、教職員・生徒・保護者のグループ(メーリングリスト)を作成し、グループに教職員・生徒・保護者のアカウントを追加することができました。今日紹介するのは、前々回の作業(教職員・生徒・保護者のグループ作成)をプログラミング(Google Apps script, GAS)によって自動化する方法です。プログラミングの知識があれば、時間のかかる作業も短時間に行うことができます。プログラミングができる先生は、ぜひ挑戦してみてください。 […]