学校向け G Suite 導入の手引き（９）名前の文字化け対応と管理者権限

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回までの作業で先生・生徒・保護者のG Suiteのアカウントを作成することができました。G Suite導入のロードマップでは、この後は「6. 教職員・生徒・保護者のグループ（メーリングリスト）作成」になっていますが、その前に「名前の文字化け対応」と「G Suiteの管理者権限」について今日は説明したいと思います。

名前の文字化け対応

G Suiteアカウント作成の方法としてCSVファイルを使った一括登録を紹介しましたが、この方法にはひとつ弱点があります。それは、名前の旧字体が「_（半角のアンダーバー）」に文字化けしてしまうことです。

例えば「髙山太郎」という生徒がいた場合、髙（はしごたか）は旧字体のため、G Suite上では「_山太郎」と登録されてしまうのです。これは嫌ですよね。

ですので、教員・生徒・保護者のアカウント登録が一通り終わった段階で、旧字体の名前を手作業で修正してあげる必要があります。

まずは名前が文字化けしているアカウントを検索してみましょう。管理画面上部にある検索ボックスに「_（半角のアンダーバー）」を入力してみましょう。

すると、名前が文字化けしているアカウント（ユーザー）の一覧を得ることができます。

あとはこれらのユーザーを選択し、「ユーザー名の変更」ボタンから文字化けを直していけばOKです。ただし、この作業は結構大変です。

上の画像では４名のアカウントしか文字化けしていませんが、実際の学校現場では数10名〜100名ぐらいのアカウントが文字化けしています。単純作業とはいえ、G Suiteの担当者が1人で対応するのはちょっと大変です。

そこで、こういった修正作業を他の先生にも協力してもらえるように、G Suite内の管理者権限の割り振り方について説明したいと思います。

G Suiteの管理者権限

まずはG Suite内の権限を付与したいアカウントを見てみましょう。ユーザーのストレージ情報、ユーザー情報、セキュリティ情報、グループ情報が表示されている下に「管理者権限とロール」という項目が見つかります。

「管理者ロールと権限」をさらにクリックすると、詳細画面が表示されます。

この「ロール（役割）」をアカウントに割り当てることで、そのユーザーがG Suite内である決められた権限（例えばユーザーの名前を変える等）を得ることができます。

G Suiteには最初からロールが６つ用意されていますが、学校現場で主に使うのは特権管理者、ユーザー管理者、グループ管理者の３つです。それぞれのロールの説明は次の通りです。

• 【特権管理者】一番強力な管理者権限で、なんでも出来ます。
• 【ユーザー管理者】管理者以外のユーザーに関する全ての操作が行えます。
• 【グループ管理者】G Suite内のGoogleグループに関する全ての操作が行えます

私がお勧めしている運用方法としては、特権管理者のユーザーが２〜３人。そしてユーザー管理者とグループ管理者の両方のロールを持ったユーザーを数人〜10数人、という布陣です。

特権管理者は権限が強力過ぎるため、特権管理者の人数を増やすと危険です。３人以内に抑えることをお勧めします。しかし特権管理者が１人だけだと、その先生がパスワードを忘れるなどのトラブルがあった場合に対応出来なくなるので、最低２人はいた方が安心です。

特権管理者の先生が決まったら、あとはG Suiteの設定を手伝ってくれる先生（例：ICT委員会のメンバーの先生たち）を「ユーザー管理者」と「グループ管理者」の両方のロールを付与してあげましょう。G Suiteの設定でマンパワーが必要になるのは、ユーザーに関することがグループに関することぐらいですので、この二つがあれば十分です。

「ユーザー管理者」のロールが付与されていれば、そのアカウントで「ユーザーの名前の修正」は可能になりますので、協力して文字化けを直していってください。