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Google Workspace の年度更新作業(G Suite for education)

今日はGoogle Workspace の年度更新作業についての記事です。すでに新年度になりましたが、まだ年度更新作業が終わっていない学校もありますので、Google Workspace の年度更新作業の内容について簡単に紹介したいと思います。ICT担当の学校の先生は、チェックリストとして参考にしてみてください。


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年度更新作業の流れ

(1)転出した生徒・教職員のアカウントを削除

最初に転出して学校からいなくなった生徒と教職員のアカウントを削除しておきましょう。アカウントの削除方法はこちらの記事をご覧ください。(転入した教職員のアカウントもこのタイミングで作っておくと良いでしょう。)

(2)卒業生の生徒・保護者アカウントの削除

次に卒業生のアカウント対応です。卒業生のアカウントを即時削除する方針の場合はここで削除を行います。卒業生のアカウントを残しておく方針の場合は、このステップは飛ばしましょう。

保護者のアカウントを発行している場合は、ここで削除を行います。卒業生のアカウントを残しておく方針でも、保護者アカウントは削除してしまっても問題ないでしょう。

(3)組織部門の名称変更

組織部門の名称を変更しましょう。例えば、組織部門の名称が「生徒/2020年中学1年生」なら、「生徒/2021年中学2年生」と変更していきます。

卒業生のアカウントを残しておく場合は、卒業せの組織部門を「卒業生」のカテゴリに移動させましょう。具体例を出すと、「生徒/2020年高校3年生」→「卒業生/2020年高校3年生」になります。

組織部門は学校によって自由に設定できますが、上記のような方法だと便利でお勧めです。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

(4)新入生のアカウント作成

いよいよ新入生のアカウント作成です。このステップは、Google Workspaceを導入したときに行った作業と基本的に同じです。新入生の氏名・学年・クラス・メールアドレス・初期パスワード・所属部門をエクセルで作成していきます。もし転入生がいる場合は、このタイミングで一緒にアカウントを作成しましょう。

アカウント作成の詳しい手順は、こちらの記事をご覧ください。

生徒の初期パスワードの作成は、こちらの方法がお勧めです。

(5)新入生へのアカウント情報配布プリントの作成

新入生にアカウント情報(メールアドレスと初期パスワード)を渡すためのプリント作成です。

先ほど作成した名簿を使えば、生徒・保護者の学年・クラス・出席番号・氏名・メールアドレス・パスワードをエクセルで用意しておき、ワードの「差し込み印刷」の機能を使うことで比較的簡単に配布プリントが作成できます。「差し込み印刷」の機能については、こちらのサイトなどを参考にしてみてください。

(6)グループ(メーリングリスト)の削除と再作成

最後の山場です。これまで使っていた生徒・保護者用のグループ(メーリングリスト)を削除して、新年度に対応したグループ(メーリングリスト)を作成していきます。

グループ(メーリングリスト)の作成方法はこちらをご覧ください。

なお、プログラミングを使って効率的にしておくと、ここの作業が少し楽になります

(7)前年度のGoogleクラスルームをアーカイブに移動

補足の作業です。各担当の先生は、使わなくなった古いGoogleクラスルームをアーカイブに移動しておきましょう。アーカイブに移動すると、生徒のGoogleクラスルームに表示されなくなるため、すっきりします。(逆にアーカイブにしないと、古くて使わないGoogleクラスルームが溜まっていくため、非常に使いずらい状況になります。)

アーカイブ化したGoogleクラスルームはいつでも自由に戻せるため、リスクはありません。生徒が使わなくなったGoogleクラスルームは、先生が積極的にアーカイブに移動させてあげましょう。