Google Workspace の年度更新作業（G Suite for education）

今日はGoogle Workspace の年度更新作業についての記事です。すでに新年度になりましたが、まだ年度更新作業が終わっていない学校もありますので、Google Workspace の年度更新作業の内容について簡単に紹介したいと思います。ICT担当の学校の先生は、チェックリストとして参考にしてみてください。

年度更新作業の流れ

（1）転出した生徒・教職員のアカウントを削除

最初に転出して学校からいなくなった生徒と教職員のアカウントを削除しておきましょう。アカウントの削除方法はこちらの記事をご覧ください。（転入した教職員のアカウントもこのタイミングで作っておくと良いでしょう。）

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2020.06.08

学校向け G Suite 導入のよくある質問（１）ユーザーアカウントが削除できない, Yo...

https://kagakucafe.com/202006088029.html

学校向けG Suite 導入ノウハウのQ&Aコーナーです。前回までの記事で、G Suite を導入する手順を一通り説明しました。そこで今回から、G Suite導入後によく聞かれる質問と、その答え（対処法）について説明したいと思います。今日はG Suite導入後に一番多かった質問「ユーザーアカウントが削除できない」と「YouTubeが使用できない」についてお答えします。Q. ユーザーアカウントが削除できないユーザーアカウントを削除するには、まず削除したいアカウントの詳細ページに移動します。G Suiteの管理画面上部にある検索ボックスから...

（2）卒業生の生徒・保護者アカウントの削除

次に卒業生のアカウント対応です。卒業生のアカウントを即時削除する方針の場合はここで削除を行います。卒業生のアカウントを残しておく方針の場合は、このステップは飛ばしましょう。

保護者のアカウントを発行している場合は、ここで削除を行います。卒業生のアカウントを残しておく方針でも、保護者アカウントは削除してしまっても問題ないでしょう。

（3）組織部門の名称変更

組織部門の名称を変更しましょう。例えば、組織部門の名称が「生徒/2020年中学1年生」なら、「生徒/2021年中学2年生」と変更していきます。

卒業生のアカウントを残しておく場合は、卒業せの組織部門を「卒業生」のカテゴリに移動させましょう。具体例を出すと、「生徒/2020年高校3年生」→「卒業生/2020年高校3年生」になります。

組織部門は学校によって自由に設定できますが、上記のような方法だと便利でお勧めです。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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2020.05.07

学校向け G Suite 導入の手引き（４）教職員のアカウント作成・前編

https://kagakucafe.com/202005076958.html

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回はG Suite導入の最初の難関「ドメイン所有権の証明」について紹介しました。今回はいよいよ教職員のアカウント作成・前編です。アカウントを作成する際の注意事項だけでなく、G Suite内部で使用する組織部門のテンプレートも紹介していますので、良かったら参考にしてみてください。2.1 アカウントの名簿作成G Suite上でアカウントを作り始める前に、まずは「作成したいアカウントの名簿」を用意しましょう。名簿はエクセルなどで作成してください。名簿で必要な項目は、次の５つです。姓（名...

（4）新入生のアカウント作成

いよいよ新入生のアカウント作成です。このステップは、Google Workspaceを導入したときに行った作業と基本的に同じです。新入生の氏名・学年・クラス・メールアドレス・初期パスワード・所属部門をエクセルで作成していきます。もし転入生がいる場合は、このタイミングで一緒にアカウントを作成しましょう。

アカウント作成の詳しい手順は、こちらの記事をご覧ください。

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2020.05.11

学校向け G Suite 導入の手引き（８）生徒・保護者のアカウント作成

https://kagakucafe.com/202005117105.html

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回はメールサーバーを切り替えてG Suiteの本格運用を開始する方法について紹介しました。今回は生徒・保護者向けにG Suiteのアカウントを作成する方法です。名簿作成のポイント（メールアドレスやパスワードの決め方）やCSVインポートの方法などについて紹介したいと思います。5.1 生徒・保護者の名簿の作成G Suite上でアカウントを作り始める前に、まずは「生徒の名簿」と「保護者の名簿」を用意します。名簿はエクセルなどで作成しましょう。「生徒の名簿」と「保護者の名簿」は、別のエクセ...

生徒の初期パスワードの作成は、こちらの方法がお勧めです。

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2020.11.18

生徒の初期パスワードを用意する際にお勧めのツール

https://kagakucafe.com/2020111812957.html

文部科学省のGIGAスクール構想により、日本全国の小学校・中学校で1人1台ICT端末が広まりつつあります。ICT端末が配られると同時に、生徒たちにはGoogleやOfficeなどのクラウドのアカウントも配布されることになるでしょう。この生徒1人1人のアカウントを作成して用意するのは、もちろん学校の先生たちです。クラウドのアカウント作成業務は、地味に大変です。仕事柄、私もよくサポートしているのですが、頭を悩ませるのが「生徒たちの初期パスワード」です。そこで今日は、生徒の初期パスワードを用意する際にお勧めのwebサービスを紹...

（5）新入生へのアカウント情報配布プリントの作成

新入生にアカウント情報（メールアドレスと初期パスワード）を渡すためのプリント作成です。

先ほど作成した名簿を使えば、生徒・保護者の学年・クラス・出席番号・氏名・メールアドレス・パスワードをエクセルで用意しておき、ワードの「差し込み印刷」の機能を使うことで比較的簡単に配布プリントが作成できます。「差し込み印刷」の機能については、こちらのサイトなどを参考にしてみてください。

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2020.05.28

学校向け G Suite 導入の手引き（１４）生徒・保護者にGmailのログイン情報を配布

https://kagakucafe.com/202005287704.html

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回までの作業で、教職員・生徒・保護者のアカウント作成とグループ作成が終わりました。今回は、作成したアカウント情報を生徒・保護者に配布する作業について説明します。これに関連して、生徒・保護者からのお問い合わせが一番多い「パスワードの再発行」の手順についても紹介します。7.1 生徒と保護者にメールアドレスとパスワードを伝達「5.1 生徒・保護者の名簿の作成」で作った名簿を使って、生徒・保護者に渡すプリントを作成しましょう。生徒・保護者の学年・クラス・出席番号・氏名・...

（6）グループ（メーリングリスト）の削除と再作成

最後の山場です。これまで使っていた生徒・保護者用のグループ（メーリングリスト）を削除して、新年度に対応したグループ（メーリングリスト）を作成していきます。

グループ（メーリングリスト）の作成方法はこちらをご覧ください。

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2020.05.23

学校向け G Suite 導入の手引き（１１）教職員・生徒・保護者のグループにアカウン...

https://kagakucafe.com/202005237521.html

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回までの作業で教職員・生徒・保護者のグループ（メーリングリスト）を作成することができました。今回は、前回作成したグループに教職員・生徒・保護者のアカウントを追加していく作業について説明したいと思います。6.2 教職員・生徒・保護者のアカウントをグループに追加G Suiteの管理画面からグループをクリックしましょう。すると作成済みのグループ一覧が表示されます。作成済みのグループにマウスをあわせると、前の画像のように右側にボタン（メンバーを追加、メンバーを管理、設定を変...

なお、プログラミングを使って効率的にしておくと、ここの作業が少し楽になります

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2020.05.25

学校向け G Suite 導入の手引き（１２）プログラミングを使ったグループ作成の自動化

https://kagakucafe.com/202005257597.html

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回・前々回までの作業で、教職員・生徒・保護者のグループ（メーリングリスト）を作成し、グループに教職員・生徒・保護者のアカウントを追加することができました。今日紹介するのは、前々回の作業（教職員・生徒・保護者のグループ作成）をプログラミング（Google Apps script, GAS）によって自動化する方法です。プログラミングの知識があれば、時間のかかる作業も短時間に行うことができます。プログラミングができる先生は、ぜひ挑戦してみてください。Googleスプレッドシートの作成まずは...

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2020.05.26

学校向け G Suite 導入の手引き（１３）プログラミングを使ったグループへのアカ...

https://kagakucafe.com/202005267647.html

学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回は教職員・生徒・保護者のグループ作成をプログラミング（Google Apps script, GAS）によって自動化する方法を紹介しました。今回は、この作成したグループに教職員・生徒・保護者のアカウントをプログラミングで追加する方法を紹介します。プログラミングの知識があれば、時間のかかる作業も短時間に行うことができます。プログラミングができる先生は、ぜひ挑戦してみてください。Googleスプレッドシートの作成まずはグループに追加したいアカウントを整理したGoogleスプレッドシートを作成...

（7）前年度のGoogleクラスルームをアーカイブに移動

補足の作業です。各担当の先生は、使わなくなった古いGoogleクラスルームをアーカイブに移動しておきましょう。アーカイブに移動すると、生徒のGoogleクラスルームに表示されなくなるため、すっきりします。（逆にアーカイブにしないと、古くて使わないGoogleクラスルームが溜まっていくため、非常に使いずらい状況になります。）

アーカイブ化したGoogleクラスルームはいつでも自由に戻せるため、リスクはありません。生徒が使わなくなったGoogleクラスルームは、先生が積極的にアーカイブに移動させてあげましょう。

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