会社業務とデジタル化

2020年11月15日日常の記事

先日、無事に会社の決算が完了しました。と言っても私の仕事は会計ソフトへの入力だけで、決算自体は税理士さんにお任せです。決算関係の書類にハンコも押したので、あとは納税したら7期目は無事にクローズです。お疲れ様でした。

会社を起業して当初に驚いたのは、思った以上にアナログの作業が多いことでした。お見積書や請求書はもちろん、法人関係の書類全般がそうですね。書類作成はともかく、管理するのが個人的に大変でした。

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会社業務のデジタル化の変遷

紙の書類作成と管理が苦手だった私は、起業してすぐにデジタル化を進めていくことにしました。まずは会計ソフトです。当時はまだ珍しかったクラウド会計ソフトfreeeで行うことにしました。私の会社での、最初のデジタル化ですね。

そして請求書関係です。私のクライアントは学校なので、PDFの請求書というわけにはいきません。当初は印刷して郵送していたのですが、とても大変でした。

そこで使うことにしたのがMisocaというクラウドサービスです。

Misocaでは、請求書作成ソフトなんですが、追加で課金をすると取引先に請求書を印刷して郵送してくれる優れものです。請求書の印刷と郵送業務を外注してくれる神サービスです。さらにMisocaは、会計ソフトfreeeと連携して入力作業も自動化できる優れものです。

私はMisocaのようなサービスを「なんちゃってデジタル化」と呼んでいます。取引先側は紙ベースのアナログですが、私側の業務は完全にデジタル化になっているところがポイントですね。デジタル化に反対する人とも共存できて素晴らしいと思います。

他には、地味にめんどくさい交通費関係の処理もありました。起業した当初は券売機でSuicaの履歴を印字して、それを会計ソフトに手で打ち込んでいました。辛かったですね。今はSuicaがデジタル化してくれたおかげで、会計ソフトfreerに自動で入力をしてもらえるようになっています。

振り返ると、時代とともに会社業務もデジタル化が進んできたと思います。

しかしながら、決算関係の書類にサインをして押印するのは10箇所以上あります。地味にめんどくさい。

そこで税理士さんに「決算書類のハンコも無くなりますかね？」と聞いてみたところ、「いやぁ、ハンコが仮に無くなっても承認のサインが代わりに必要になると思います。むしろハンコがある今の方が楽かもしれませんよ」とのこと。

会社業務のデジタル化は、まだまだ先が長そうです。