学校向けG Suite 導入のノウハウです。前回はG Suiteの教職員アカウント作成する方法・後編について書きました。G Suiteの管理コンソールから教職員のアカウントを作成することができたら、アカウントのログイン情報を配布しましょう。この導入段階ではGmailでメールの受信はまだできませんが、メールの送信はできるようになっています。本格運用の前に、先生方の準備を促しましょう。
3.1 メールアドレスとパスワードを伝達
メールサーバーを切り替えてG Suiteを本格運用する前に、先生方のパソコン・スマホ環境を整備しておくと良いでしょう。具体的には、Gmailでメールを送受信できる環境を全員が揃えられたらOKです。Gmailなどのアプリをインストールして、自分のアカウントでログインできるようにしましょう。
ステップとしては、まずはメールアドレスとパスワードの配布です。アカウント作成の記事でも書きましたが、「初ログイン時にパスワードを変更させる設定」にしておけば、初期パスワードを全員同じにしても大丈夫です。アカウント情報を伝える手間が軽くなるので、お勧めです。
3.2 ログイン方法を伝達
Gmailへのログイン方法を、教職員に伝えましょう。まずはGmailのアプリの選択肢についてです。
私も仕事でGmailを使っていますが、スマホやタブレットではGmailアプリを使い、パソコンではWebのGmailを使っています。お勧めです。
もちろん、今まで使っていたメールアプリにGmailを設定することも可能です。今の時代、だいたいどんなメールアプリでもGmailに対応しています。（ただしOutlookとは相性が悪いです。）
使用できるアプリを紹介したら、Gmailへのログイン方法を教えてあげましょう。と行っても、Gmailにログインする方法はとっても簡単です。自分のメールアドレスとパスワードを入力するだけでOKです。難しいメールサーバーのIPアドレスを入力する必要もないため、多くの先生はスムーズに導入できると思います。
Gmailの利用マニュアルは、ネットを検索すると山のように出てきます。個人的にお勧めしているのが、東京工芸大学の生徒用マニュアルです。ただし、東京工芸大学は専用のログイン画面を作っているため、ログイン画面のURLを「https://mail.google.com/」と置き換えることだけ注意してください。写真付きで丁寧に説明されているので、Gmailのログインマニュアルを作りたい学校はぜひ参考にしてみてください。
