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無料版のGoogle Workspace for Educationを利用している学校では、以前は無制限だったストレージ容量が、2022年7月より1校あたり100TBという制限が設けられるようになります。アカウント発行数が1万人を超えているような大規模校や、複数校を1つのアカウントで管理している教育委員会は、特に注意が必要です。そこで今日はGoogle Workspaceのストレージ容量を管理する方法を紹介します。
ストレージ容量の管理方法
Google Workspace for Educationのストレージ管理方法は難しくありません。まずは学校全体としてストレージ容量をどれぐらい使用しているかチェックしてみましょう。
まずはGoogle Workspaceの管理者アカウントで管理画面にログインしたあと、トップページにある「ストレージ」をクリックします。
すると次のようなストレージ管理画面に移動します。このページをチェックすることで、学校全体で使用しているストレージ容量や各アプリの利用状況、さらにはストレージを多く利用しているユーザーや共有ドライブの状況を確認することができます。
上の画像の例では、学校全体のストレージ使用量は合計で4.24TBになります。ストレージ制限は1校あたり100TBなので、この程度の使用量であれば特にストレージ容量を気にする必要はないでしょう。
もし使用しているストレージ容量が100TBを超えている可能性がある場合は、ストレージ容量を増やすか、ユーザーに制限をかけることを検討してください。
ストレージ容量についてユーザーに制限をかける場合は、「ストレージの設定」の箇所にある「管理」をクリックしましょう。
すると次のような管理画面に移動します。この管理画面では、組織部門やグループごとに使用できるストレージ容量を制限することができます。ストレージ容量を制限するためには、左側で制限をかけたい組織部門やグループを選択（①）し、右側の画面で「有効」にチェックをいれます（②）。
有効にチェックをいれると、次のような項目が表示されます。制限をかけたいストレージ容量と単位（MB/GB/TB）を設定して「オーバードライブ」をクリックすれば設定完了です。
ストレージ容量に制限をかける際の目安は、アカウント数と「1校あたり100TB」という制限から妥当な値を計算すると良いでしょう。
ユーザー数が 20,000 人を超える教育機関の場合は、20,000 人を超えるユーザーごとに 5 GB の保存容量が追加されます。ユーザー数が多くなる教育委員会の場合は、「1人あたり5GB」より小さい数値で制限をかけることをお勧めします。
最後に、使用できるストレージ容量が足りない場合は、Google Workspaceの有償ライセンスを購入することでストレージ容量を増やすこともできます。詳しくはGoogleのサポートページをご覧ください。
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