スケジュールとタスクの管理には２種類のカレンダーを使い分けよう

今日はスケジュール管理とタスク管理のTipsです。先日、ある先生からスケジュール管理の方法について相談されましたので、私のスケジュール・タスク管理の方法をブログでも紹介したいと思います。

記事のタイトルにあるように、私は2種類のカレンダーを用途に応じて使い分けています。その2種類とは、月間カレンダーと週間カレンダーです。「タスクが多くて気がついたら一週間が終わってしまう」という人にお勧めの方法を紹介したいと思います。

月間カレンダーには約束や予定を記入

まずは月間カレンダーの使い方です。と言っても、月間カレンダーは一般的な予定表の使い方と同じです。

打ち合わせや仕事の予定、それに友人や家族との約束の予定を記入していきましょう。仕事の締め切りなど、忘れてはいけない予定を書いていきます。

月間カレンダーの目的は、「動かせない予定の記録」です。新しい仕事を入れる時も、基本的にはこの月間カレンダーの予定を確認しながらスケジュール調整を行います。

参考までに、月間カレンダーはTime Tree（タイムツリー）というスマホアプリを使って管理しています。家族と共有するのに便利です。

週間カレンダーのワーク

スケジュール管理とタスク管理の肝は、週間カレンダーの使い方にあります。次のような「横軸は曜日、縦軸は時間」の週間カレンダーを使用します。

こちらの週間カレンダーに、まずは「動かせない予定」、例えば勤務時間や打ち合わせ、食事の予定などを入力していきましょう。月間カレンダーの予定を確認しながら一週間分の予定を入力しましょう。

次に「ルーチンワークの予定」を週間カレンダーに入れていきます。具体的には睡眠や食事、家事の時間などです。私は「ウォーキング・ランニングの予定」もこの段階で入れるようにしています。

この段階の「週間カレンダーの余白」こそが、自分自身でコントロールできる時間になります。実際に作業をしてみると分かりますが、想像したよりも自分の時間が少なくて驚くと思います。

この「余白の時間」に対して、どのようなタスクを優先的に割り振るかがポイントです。

7つの習慣的にアドバイスをするなら、「緊急性が低くて重要度の高いタスク」を優先的に割り振るように心がけると良いでしょう。具体的には読書や瞑想、運動、勉強などの時間です。

Googleカレンダーをつかってタスクの種類ごとに色分けをするのもお勧めです。たとえば「緊急性が低くて重要度の高いタスク」を好きな色にしておくと、カレンダーをパッと見たときに一目瞭然です。

私は日曜日の夜に、このような週間カレンダーを作るワークをしています。次の一週間でやりたい仕事や勉強を整理して、それをスケジュールにタスクとして落とし込んでいくのです。頭が整理されて、タスクに集中できるようになります。

「タスクが多くて気がついたら一週間が終わってしまう」という人は、ぜひ一週間単位でこのようなスケジュール・タスク整理をしてみてくださいね。おすすめです。